Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste – Sijoitusmessut

Päivitetty: 8.5.2025

1. Rekisterinpitäjä

Tampereen Nuorkauppakamari RY

PL 200

33101 TAMPERE

​

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:

Jarno J Laine

+358 40 5800871

jarno.laine(at)tnkk.fi

​

2. Rekisterin nimi

Sijoitusmessujen osallistuja- ja markkinointirekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• Tapahtuman järjestäminen ja hallinnointi:

  • Ilmoittautumisten (rekisteröintien) vastaanottaminen ja hallinnointi

  • Osallistujaviestintä (esim. vahvistukset, ohjeet, muutokset)

  • Kulkuoikeuksien hallinnointi tapahtumaan

  • Palautteen kerääminen ja käsittely

  • Mahdollisten erityisjärjestelyjen (esim. esteettömyys, ruokarajoitteet) huomioiminen (perustuen suostumukseen)

• Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen:

  • Yhteydenpito osallistujiin ja potentiaalisiin osallistujiin

  • Asiakaspalvelu

• Markkinointi ja viestintä (Sijoitusmessujen oma):

  • Sijoitusmessujen ja muiden vastaavien omien tapahtumien markkinointi (sähköposti, uutiskirjeet, mikäli suostumus on annettu tai oikeutetun edun perusteella)

  • Kohdennettu mainonta (esim. verkkosivuilla tai sosiaalisen median kanavissa)

  • Markkinatutkimukset ja kyselyt

• Tietojen luovuttaminen näytteilleasettajille markkinointitarkoituksiin (vain rekisteröidyn nimenomaisella suostumuksella):

  • Mikäli rekisteröity antaa tähän erillisen ja vapaaehtoisen suostumuksensa rekisteröitymisen yhteydessä, hänen yhteystietonsa (esim. nimi, sähköpostiosoite, yritys) voidaan luovuttaa Sijoitusmessujen valituille näytteilleasettajille heidän omiin suoramarkkinointitarkoituksiinsa. Jokainen näytteilleasettaja on tällöin itse vastuussa omasta henkilötietojen käsittelystään ja tietosuojakäytännöistään.

• Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen:

  • Esimerkiksi kirjanpitolainsäädäntöön liittyvät velvoitteet (vaikka tapahtuma on ilmainen, järjestäjällä voi olla kuluja ja niihin liittyviä kirjanpitovelvoitteita).

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ovat:

• Sopimus: Kun henkilö rekisteröityy tapahtumaan, käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen osallistumisesta.

• Suostumus:

  • Sähköiseen suoramarkkinointiin (Sijoitusmessujen omaan markkinointiin, ellei perustu oikeutettuun etuun).

  • Nimenomainen suostumus tietojen luovuttamiseen näytteilleasettajille heidän markkinointitarkoituksiinsa.

  • Tiettyjen evästeiden käyttöön.

  • Arkaluonteisten tietojen (kuten ruokarajoitteet) käsittelyyn.

    Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa.

• Oikeutettu etu: Rekisterinpitäjällä voi olla oikeutettu etu käsitellä tietoja esimerkiksi suoramarkkinointiin olemassa oleville osallistujille (koskien vastaavia tulevia tapahtumia, tietyin edellytyksin), liiketoiminnan analysointiin ja kehittämiseen tai väärinkäytösten estämiseen. Oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä arvioidaan aina huolellisesti suhteessa rekisteröidyn oikeuksiin ja vapauksiin.

• Lakisääteinen velvoite: Esimerkiksi kirjanpitolain vaatimat säilytysajat.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Voimme kerätä ja käsitellä seuraavia henkilötietoja:

• Perustiedot:

  • Nimi

  • Yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, mahdollisesti osoite, jos relevantti esim. postitettavalle materiaalille erillisellä suostumuksella)

  • Yritys/organisaatio ja asema (jos relevanttia ja kysytään rekisteröinnissä)

• Rekisteröitymistiedot:

  • Rekisteröitymispäivä

  • Mahdolliset erityisruokavaliot tai esteettömyystarpeet (vain suostumuksella ja tarvittaessa)

  • Sijoitustaustatietoja

  • Tiedot osallistumisesta eri ohjelmaosioihin (jos kerätään)

  • Suostumus tietojen luovuttamiseen näytteilleasettajille (kyllä/ei)

• Markkinointi- ja viestintätiedot:

  • Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot (Sijoitusmessujen omaan markkinointiin)

  • Tiedot uutiskirjeiden tilauksista ja avauksista/klikkauksista

  • Osallistuminen kilpailuihin ja arvontoihin

• Tekniset tiedot ja evästeet:

  • Verkkosivujen käyttöön liittyvät tiedot (IP-osoite, selaintyyppi, laitetyyppi, vierailun ajankohta ja kesto, vieraillut sivut)

  • Evästeiden ja muiden seurantatekniikoiden kautta kerätyt tiedot (katso erillinen evästekäytäntö, jos sellainen on)

• Palautetiedot:

  • Tapahtumaan liittyvä palaute ja kehitysehdotukset

• Valokuvat ja videotallenteet:

  • Tapahtumassa saatetaan valo- ja videokuvata yleisötilaisuuksia markkinointi- ja viestintätarkoituksiin. Tästä informoidaan osallistujia erikseen tapahtumapaikalla ja/tai ennakkoviestinnässä. Mikäli et halua tulla kuvatuksi tunnistettavasti, ilmoitathan siitä kuvaajalle tai tapahtuman henkilökunnalle.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti seuraavista lähteistä:

• Rekisteröidyltä itseltään: Rekisteröitymislomakkeiden, sähköpostin, puhelimen, verkkosivujen lomakkeiden, sosiaalisen median tai muiden vastaavien kanavien kautta.

• Julkiset lähteet: Esimerkiksi yritysten verkkosivut tai muut julkiset rekisterit (rajoitetusti ja vain tiettyihin tarkoituksiin, esim. B2B-kontaktien täydentäminen).

• Evästeet ja analytiikka: Verkkosivujemme käytöstä kerätään tietoa evästeiden ja muiden seurantatekniikoiden avulla.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan luovuttaa seuraaville tahoille:

• Palveluntarjoajat: Käytämme ulkopuolisia palveluntarjoajia esimerkiksi IT-järjestelmien ylläpitoon (esim. rekisteröintijärjestelmä), markkinointityökaluihin ja tapahtumatekniikkaan. Nämä palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja meidän lukuumme ja ohjeidemme mukaisesti. Varmistamme sopimuksin, että palveluntarjoajat noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.

• Näytteilleasettajat: Mikäli olet antanut rekisteröitymisen yhteydessä nimenomaisen ja vapaaehtoisen suostumuksesi, voimme luovuttaa yhteystietosi (esim. nimi, sähköpostiosoite, yritys) Sijoitusmessuilla mukana oleville, erikseen nimetyille tai rekisteröitymisen yhteydessä listatuille näytteilleasettajille heidän omiin suoramarkkinointitarkoituksiinsa. Tällöin kukin näytteilleasettaja toimii omien luovutettujen tietojen osalta itsenäisenä rekisterinpitäjänä ja vastaa omasta henkilötietojen käsittelystään ja sen lainmukaisuudesta, sekä omasta tietosuojainformaatiostaan. Voit peruuttaa tämän suostumuksen milloin tahansa ilmoittamalla siitä meille, mutta peruutus ei vaikuta ennen sitä tapahtuneisiin luovutuksiin.

• Viranomaiset: Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakiin perustuvan vaatimuksen mukaisesti.

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Mikäli tietoja poikkeuksellisesti siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle (esim. käyttämämme pilvipalvelun palvelimet sijaitsevat EU/ETA-alueen ulkopuolella), varmistamme riittävän tietosuojan tason esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen tai muilla lainsäädännön sallimilla tavoilla.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi sekä lainsäädännön asettamien velvoitteiden noudattamiseksi.

Säilytysajat vaihtelevat tietotyypeittäin:

• Rekisteröitymistiedot: Säilytetään lähtökohtaisesti [esim. 2 vuotta] tapahtuman jälkeen mahdollisten reklamaatioiden, palautteen käsittelyä ja tiedottamista varten tulevista vastaavista tapahtumista (mikäli markkinointilupa on voimassa).

• Tiedot näytteilleasettajille luovutettavista tiedoista ja annetuista suostumuksista: Säilytetään niin kauan kuin on tarpeen suostumuksen hallinnoimiseksi ja osoitusvelvollisuuden täyttämiseksi, tai kunnes suostumus peruutetaan.

• Markkinointitiedot (Sijoitusmessujen omaan käyttöön): Säilytetään niin kauan kuin henkilö ei ole kieltänyt markkinointia tai peruuttanut suostumustaan, tai kunnes tiedot eivät enää ole relevantteja markkinointitarkoituksiin. Markkinointirekisterin ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisesti.

• Kirjanpitoaineisto: Vaikka tapahtuma on ilmainen, järjestäjällä voi olla kuluja. Näihin liittyvä kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain mukaisesti [yleensä 6 tai 10 vuotta].

Arvioimme tietojen säilytystarvetta säännöllisesti ja poistamme tarpeettomaksi käyneet tiedot tietoturvallisella tavalla.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Huolehdimme henkilötietojesi turvallisuudesta asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Näitä ovat muun muassa:

• Digitaalinen aineisto:

  • Käyttöoikeuksien rajaaminen vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

  • Henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

  • Palomuurit, virustorjuntaohjelmistot ja muut tietoturvaohjelmistot.

  • Tietoliikenteen salaus (esim. SSL/TLS).

  • Säännölliset varmuuskopiot.

• Manuaalinen aineisto:

  • Lukitut tilat.

  • Pääsynvalvonta.

  • Paperisen aineiston hävittäminen tietoturvallisesti (esim. silppuri).

Koulutamme henkilöstöämme tietosuojakäytännöistä ja varmistamme, että he ymmärtävät henkilötietojen luottamuksellisen käsittelyn tärkeyden.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on rekisteröitynä seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus): Sinulla on oikeus tarkistaa, mitä tietoja sinusta on tallennettu rekisteriimme.

• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Sinulla on oikeus vaatia virheellisten, epätarkkojen tai puutteellisten tietojen oikaisemista.

• Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi"): Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista.

• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Tietyissä tilanteissa voit pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.

• Oikeus vastustaa käsittelyä: Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun tai Sijoitusmessujen omaan suoramarkkinointiin.

• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Mikäli käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely on automaattista, sinulla on oikeus saada antamasi tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.

• Oikeus peruuttaa suostumus: Jos henkilötietojen käsittely perustuu antamaasi suostumukseen (esim. suostumus tietojen luovuttamiseen näytteilleasettajille tai sähköiseen suoramarkkinointiin), sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruutusta tehdyn käsittelyn tai tietojen luovutuksen lainmukaisuuteen.

• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon (www.tietosuoja.fi).

Pyyntöjen tulee olla riittävän yksilöityjä, jotta voimme todentaa henkilöllisyytesi. Voit lähettää pyynnön kohdassa 1 mainitulle yhteyshenkilölle. Vastaamme pyyntöihin pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

10. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme tee automaattista päätöksentekoa, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia rekisteröityihin.

Voimme käyttää tietoja profilointiin Sijoitusmessujen oman markkinoinnin kohdentamiseksi (esim. kiinnostuksen kohteiden perusteella, jos näitä tietoja kerätään), mutta tällä profiloinnilla ei ole sinuun kohdistuvia oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

11. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa tai toimintamme kehittyessä. Ajantasainen tietosuojaseloste on aina saatavilla verkkosivuillamme. Merkittävistä muutoksista ilmoitamme erikseen, esimerkiksi verkkosivuillamme tai sähköpostitse rekisteröityneille.